Ekonomisk och matematisk analys av tid i Digital Ekonomi

I den digitala ekonomin finns det en konceptuell ansats för ekonomisk och matematisk analys av tid som heter Tidsläckage. Med  tidsläckage-ansatsen kan ett ekonomiskt värde räknas ut för att effektivisera tiden i en digital verksamhet.

Ansatsens syfte är att beräkna och visa att små tidsbesparingar kan skapa ekonomisk effekt. Det är en skarpare modell i jämförelse med de nyckeltal som redovisas idag.

Skaffa en högre vinst och bättre produktivitet

Beräkning av intäkter och kostnader av varor är mycket enklare att räkna ut i jämförelse med tid. Tjänster är däremot svårare att mäta och har ofta problem med förseningar, tidsläckage och sämre vinst än vad som ursprungligen budgeterats.

Med hjälp av verktyg för beräkning av analys av tidsläckage kan man effektivisera tjänstesektorn i framför allt digitala verksamheter. Detta leder till förbättrad vinst och bättre produktivitet.

Subjektiv och objektiv tid

Tidsläckage består av två typer av tid och benämns som subjektiv och objektiv tid. Den subjektiva tiden definieras som den tid vi subjektivt upplever och kan variera beroende på tidpunkt och person. Den objektiva tiden är den tid som faktiskt går att mäta med hjälp av en klocka. Tidsläckage räknas på följande sätt:

  1. Mät den objektiva tiden
  2. Mät den subjektiva tiden (personens tidsredovisning)

Beräkning

Tidsläckage = Subjektiva tiden/objektiva tiden x 100 %

Styrkorna

Eftersom tjänstesektorn och jobb beräknat i tid har ökat och kommer att fortsätta öka är det viktigt att först och främst förstå hur det ska inkorporeras i digitala verksamheter och i andra hand hur arbetet ska optimeras. Med hjälp av tidsläckage-ansatsen kan beräkning och analys av den nya arbetsformen göras och åtgärda problem som förseningar, tidsläckage och bättre vinst. Med hjälp av styrning och utbildning av flera tjänsteorganisationer kan man se en förbättrad vinst och bättre produktivitet.

Tidsläckage-ansatsen visar vilket ekonomiskt värde som genereras vid införandet av digitala tekniska verktyg. Genom Tidsläckage-ansatsen kan verksamheter bättre förstå varför digitala teknologier ska inkorporeras och vilket värde det ger. Ansatsen kan därför användas som ett beslutsunderlag för ett digitaliseringsprojekt. Tidsläckage-ansatsen kan därför användas i organisationer där arbete beräknas i form av tid och digitaliseringsprojekt.

För första gången kan man styra och beräkna hävstångseffekt mellan tidsläckage och vinst, produktivitet och förväntad försening (kötid). Tidsläckage-ansatsen löser problem kopplade till styrning av projekt, kvalitet, ekonomi och processer.

Begränsningar

För att kunna beräkna ett tidsläckage behövs både subjektiv och objektiv tid. Den subjektiva tiden innebär observation och analys och tid i arbetsprocesser. Att kontrollera och övervaka tid hos personer som jobbar i verksamheter kan upplevas obekvämt och stressigt för personer som observerar tiden men också personer som ska observeras.

Flera personer som jobbar i arbetsmiljöer där tid och arbetsuppgifter kontrolleras till punkt och pricka upplever en viss typ av stress. Kreativt tänkande och arbetsresultat kan därför försämras i samband med tid-optimerings-processer.


Hur skiljer sig kalkylerna i Digital Ekonomi från mer traditionell ekonomi?

Idag finns många kalkyler för att påvisa ekonomiska fördelar. De flesta befintliga kalkyler bygger på antaganden då digitala teknologier inte fanns vilket inte är relevant för hur verksamheter ser ut idag.

Det finns skillnader mellan de traditionella ekonomiska kalkylerna och digitala ekonomiska kalkylerna eftersom observeringen av tid varierar. I den traditionella ekonomin kopplas arbetstid oftast med varor och halvfabrikat. Det är vanligt att man lägger stor tonvikt vid lagertider för varor och halvfabrikat. De traditionella kalkylerna har varit framgångsrika och man har fått ner mellanlagren i traditionell varuproduktion.

Den traditionella ekonomin inkluderar inte de hävstångseffekter som skapas mellan tidsläckage och ekonomin. För att kalkylera Digital Ekonomi måste man räkna med subjektiva tidsskattningar och tänka på kontraktet istället. Det går därför inte enbart göra en skrivbordskalkyl utan man måste observera tidsflödet i arbetsprocesser. Fokus ligger inte i produkten utan i kontraktet. Frågor som är viktiga att ställa sig är “När var det överenskommet att leveransen skulle genomföras?”, “Hur lång tid hade vi budgeterat för leveransen”?, “Hur lång tid hade vi planerat för mötesdiskussioner?”, “Hur lång tid hade vi planerat för processen?” och “Hur lång tid var planerat för projektet?”. Den subjektiva tiden behövs alltid ta i beaktning och traditionella styrverktyg, nyckeltal och analyser ska alltid misstros i den Digitala ekonomin.

Vad menas med Hävstångseffekter, och varför är det viktigt att förstå den?

Hävstångseffekten i tidsläckaget innebär att en liten procentuell förändring av tidsläckaget leder till en stor effekt på vinsten i företagets ekonomi i form av vinst, arbetstid eller produktivitet.

Med rätt feedback angående tidsläckaget kan företagets resultat påverkas dramatiskt. Det går att styra tidsläckage med feedback på individnivå för att få bättre kontroll och styrning på mötestid, milstolpar och aktiviteter i projekt och styrning av administrativa rutiner.

Tidsläckage leder ofta till stora förseningar. Förseningarna innebär att tidsläckaget inte enbart påverkar den budgeterade vinsten utan det påverkar ekonomin i verksamheten mer dramatiskt. När man gör en ekvation i tidsläckage är det vanligt att man gör en linjär skattning av hur stort tidsläckaget är. Därefter antar man att det linjära läckaget påverkar verksamhetens på samma sätt vilket inte stämmer med verkligheten.

Eftersom tidsläckage inte är linjärt måste hävstångseffekten tas i beaktning och det är därför viktigt att förstå den ekvationen. Hävstångseffekten mellan tidsläckage och vinst (och arbetstid) ska därför alltid inkluderas i kalkyler med tidsläckage.


Kalkylexempel

Formel:
Vinst = P x tid ((fastpr) x 1/tidläck i + (löpräk) x tidläck i – Marg x 1/tidläck k))

Vinst = 1000 x 10 ((1) x 1/1,03 + (0) x 1,03 – 0,5 x 1/0,97))

Vinst = 1000 x 10 (0,97 – 0,5×1,03)

Vinst = 1000 x 10 x 0,51

Vinst = 5 100 kr

Ekvationen svarar på frågan “Hur mycket ändras den budgeterade vinsten om jag jobbar 10 timmar med budgeterat pris på 1000 kr/tim, givet att tidsläckaget är 3 % på intäktssidan och tidsläckaget på kostnaderna är 0.97.”

Vinsten ändras med cirka 4 900 kr vilket är en minskning på cirka 49 %. Här kan man se en stor hävstångseffekt vid ett minimalt procentuellt tidsläckage.

Vinst = Vinsten (kr)

P = Kundpris (kr/tim)

Tid = Kontrakttiden (tim)

Fastpr = relativ andel arbetstid som utförs på fastpriskontrakt (All arbetstid =1)

Löpräk = relativ andel som utförs på löpande räkning

Marg = Lönekostnad per timme dividerat med P.

Källa:

Von Schéele, F., (2017), Digital Ekonomi; Grundläggande kalkylmetodik för styrning och värdering av virtuella organisationer
Digital Ekonomi : Tidskalkyler och Hävstångseffekter 2017).

/Lucia
Digital Affärsutveckling